Zelforganisatie werkt heel goed in de thuiszorg. Alleen het zelf plannen van de routes is vaak inefficiënt, blijkt uit onderzoek. En dat zorgt voor knelpunten signaleerde zorgorganisatie Omring. De planautomaat van softwareontwikkelaar helpLine biedt uitkomst en levert de organisatie maar liefst 40% tijdwinst op bij het plannen.

“Er ligt grote financiële druk op de thuiszorg” zegt Angelique Schuitemaker, directeur Omring Thuiszorg. “Dit dwingt ons kritisch te kijken naar onze productiviteit, zonder hierbij concessies te doen aan kwaliteit”. Zelforganisatie heeft veel voordelen maar brengt ook knelpunten met zich mee.

Drie knelpunten
Uit intern onderzoek bij Omring kwamen drie punten naar voren. In de eerste plaats was het aantal verstoringen gestegen. Bijvoorbeeld zorg op een ander tijdstip dan de voorkeurstijd van cliënt en medewerker. Of verkeerde zorg doordat een verpleegkundige stond ingepland bij een cliënt die alleen huishoudelijke hulp nodig heeft. Daarnaast was de plan-tijd substantieel toegenomen. En voor medewerkers waren de diensten vaak veel te kort. Hierdoor moesten ze soms 7 dagen per week 3 uur werken om hun contracturen te halen.

De oplossing: een planautomaat
“Deze knelpunten kwamen allemaal voort uit het zelf plannen. Dat moesten we dus oplossen,” vertelt regiomanager Cathy Zwaag. “Met een slimme planningstool en door de planning te centraliseren. Zo kwamen we uit bij de Multi Route Optimizer (MRO) van helpLine: de planautomaat uit het systeem Serviceware. Een tool die automatisch routes plant en de volgorde aangeeft van cliëntafspraken. Daarbij houdt het rekening met specifieke zorgbehoeften van de cliënten én met de beschikbaarheid en voorkeuren van medewerkers in het team.”

Maatwerk vanuit een basisplanning
Elk team werkt met een basisplanning die volledig automatisch wordt gegenereerd met de planningstool. In een team van 15 medewerkers zijn er meestal één of twee cliëntplanners. Zij kunnen nog kleine wijzigingen aanbrengen in de basisplanning. Zo kunnen ze nieuwe cliënten inpassen op leeggevallen plekken of een oplossing zoeken als een cliënt eenmalig op een ander tijdstip zorg wenst. Het blijft hierdoor maatwerk, maar voortaan met de basisplanning als uitgangpunt. De basisplanning wordt tweewekelijks geoptimaliseerd.

Succes nieuwe tool en werkwijze
De nieuwe plan- en werkwijze is ondertussen uitgerold in drie van de zes regio’s die Omring bedient. Dat zijn ongeveer 4.000 cliënten op jaarbasis. Regiomanager Cathy Zwaag vertelt trots: “We werken nu efficiënter. Binnen de teams is het aantal plan-uren met gemiddeld 40% afgenomen. Ook zijn de routes qua afstand efficiënter, dus minder reistijd en kilometers. De vrijgekomen uren worden nu aan zorg besteed. En dat levert een hogere productiviteit en een betere kwaliteit. Daarnaast is er grote winst voor de medewerkers omdat ze nu langere diensten hebben en niet voor maar een paar uur naar hun werk hoeven te komen.”