Wat is spraakgestuurd rapporteren precies en wat kan je ermee? Welke potentiële voordelen biedt het, naast tijdbesparing? En waar moet je rekening mee houden? Vilans deed onderzoek en concludeert dat de technologie vergevorderd is en bij kan dragen aan betere rapportages. Tegelijkertijd vraagt de implementatie nog aandacht, evenals het gehele rapportageproces.
Bij spraakgestuurd rapporteren zet de technologie het stemgeluid van de zorgverlener automatisch om in tekst. Deze tekst komt in een elektronisch verslag, patiëntendossier of cliëntendossier te staan. Bestaande toepassingen voor spraakgestuurd rapporteren zijn in staat om zorginhoudelijke vaktermen te herkennen en automatische bewerkingen te doen op de tekst, of daar suggesties voor te doen als schrijfhulp.
Verkenning praktijk
Vilans deed een verkenning naar ervaringen met spraakgestuurd rapporteren in de praktijk. Hieruit blijkt dat de daadwerkelijk behaalde tijdbesparing vaak nog niet geheel duidelijk is. Bovendien is de tijdbesparing sterk afhankelijk van hoe het zorgproces eruitziet. Naast tijdbesparing, ontdekten de onderzoekers een aantal andere effecten van spraakgestuurd rapporteren, die minstens zo belangrijk blijken te zijn.
Cliënt kan bijsturen
De cliënt kan bijvoorbeeld direct horen wat de zorgverlener rapporteert, doordat het rapporteren hardop gebeurt. Cliënten kunnen zo bijdragen aan het rapporteren door de zorgverlener aan te vullen. Hierdoor kan een cliënt meer regie hebben en ervaren bij het eigen zorgproces. Ook worden feitelijke onjuistheden sneller opgemerkt. Dit kan leiden tot een betere kwaliteit rapportage. De kwaliteit van de rapportageteksten kan ook stijgen doordat de software automatisch bewerkingen doet op de tekst en hulp biedt bij het schrijven. Rapportages kunnen zo taalkundig worden verbeterd, wat bijvoorbeeld ook weer kansen biedt voor verdere patroonanalyse door algoritmen.
Geen ‘plug and play’
Eerste ervaringen uit de praktijk laten zien dat spraakgestuurd rapporteren geen kwestie is van ‘plug and play’. Terwijl de onderliggende technologie voor spraakgestuurd rapporteren al ver ontwikkeld lijkt, blijken in de praktijk grote uitdagingen bij de implementatie. Neem bijvoorbeeld het inpassen van deze manier van werken in werkprocessen. In feite legt de stap richting spraakgestuurd rapporteren bij diverse organisaties bloot dat het proces van rapporteren en zorgverlening verbeterd kan worden. Bij sommige organisaties blijkt bijvoorbeeld beter, beknopter of op een ander moment rapporteren mogelijk te zijn, of komt naar voren dat voor medewerkers niet of onvoldoende duidelijk is wat relevant is om te rapporteren. Als organisaties met spraakgestuurd rapporteren aan de slag gaan, geeft hen dit inzicht in het doel, proces en kwaliteit van rapportage binnen hun organisaties en systemen.
Proces onder de loep
Vilans concludeert dat spraakgestuurd rapporteren geen allesomvattende oplossing is voor het verbeteren van het rapportageproces. Het kan wel een deel van de oplossing vormen. Door aan de slag te gaan met spraakgestuurd rapporteren krijgt een organisatie meer inzicht. Belangrijk is dat ook de overige stappen van het zorgproces op orde zijn en dat de organisatie bereid is om in bredere zin een verandering met medewerkers aan te gaan. Nieuwe technologische mogelijkheden zoals spraakgestuurd rapporteren kunnen mooie aanknopingspunten bieden om met medewerkers in gesprek te gaan over de sterktes en de zwaktes van het rapporteren, het gebruik van dossiers, en het zorgproces in bredere zin.
Bron: Vilans / FMT
