In de farmaceutische sector is traceerbaarheid van geneesmiddelen van productie tot en met patiënt belangrijk voor medicatieveiligheid.

Daarom wordt steeds meer gebruik gemaakt van barcodering op het kleinste niveau. Het Antonius Ziekenhuis Sneek/Emmeloord over toedieningsregistratie van geneesmiddelen.

Michiel Duyvendak is ziekenhuisapotheker in het Antonius Ziekenhuis Sneek/Emmeloord en verantwoordelijk voor distributie, onderzoek, verpleeghuizen, medicatieveiligheid en het Elektronisch Medicatie Dossier (EMD), waaronder elektronisch voorschrijven en toedieningsregistratie.
Ook is hij actief binnen de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuisapothekers (NVZA). “In augustus 2011 zijn we gestart met het project ‘toedieningsregistratie van geneesmiddelen middels barcodering’. Waar mogelijk willen we zoveel mogelijk fouten voorkomen. Medicatieveiligheid en dus patiëntveiligheid staan bij ons voorop.”
Bestuur overtuigen van het belang van digitaal gaan
In 2011 ging het ziekenhuis van papier naar digitaal. Duyvendak: “Daar haakten we met ons project ‘toedieningsregistratie van geneesmiddelen middels barcodering’ op in. Gewoon doen, niet wachten tot alles 100% voor elkaar is.”
Of Duyvendak het bestuur wist te overtuigen om het project te doen? “Ja, het helpt om de visie zoveel mogelijk te delen. Afstemming is noodzakelijk, zoals met de informatiemanager/security officer. Daarnaast konden we de kosten beperken. De investering in personeel kwam uit het bestaande personeelsbudget. Computers voor aan het bed stonden al op de lijst voor het digitale dossier. Wel hebben we budget gevraagd voor de barcodescanners en moesten we het draadloze netwerk meenemen in het projectbudget.”
Barcodering op het kleinste niveau
Eind december 2011 ging het ziekenhuis live met het toedieningsregistratiesysteem op basis van barcodering. Michiel Duyvendak: “Elk geneesmiddel, op het kleinste niveau, heeft of krijgt een barcode (red: zie alinea ‘uitdaging’). Neem bijvoorbeeld een tablet. Bij uitgifte in de apotheek wordt het gescand en naar de afdeling vervoerd. Dan volgt het moment vooraf aan de toediening; scanning van de barcode op het polsbandje van de patiënt. Wordt het juiste product, op het juiste moment, bij de juiste patiënt, in de juiste dosis en op de juiste wijze toegediend? Dit is na te lezen op het computerscherm. Tot slot scannen we de medicatie, klaargezet door de apotheek, nog een keer en wordt het in het systeem geregistreerd.”
Uitdaging is artikelbeheer
Het artikelbeheer bleek een van de grootste uitdagingen van het project. Michiel Duyvendak: “Op welke artikelen zitten barcodes en bij welke ontbreken ze? Welke barcodes werken wel of niet? We zijn de 2600 artikelen nagegaan die we gebruiken. Voor de artikelen zonder barcode hebben we een barcode-etiket ontworpen, op basis van de GS1 standaard. Zo’n eigen barcode, tja het zou natuurlijk nog mooier zijn als álle producten een barcode zouden hebben op basis van deze standaard vanuit de fabriek. Helaas is dit nog niet altijd afgedekt door de industrie.
Een andere uitdaging is wanneer producten wel een barcode hebben, maar de leverancier de code verandert, zonder dat we het weten. Resultaat: de geneesmiddelen worden niet meer herkend. Daarom hebben we eenlogging op de scanregistratie; bij geen herkenning zetten we er een eigen code op. Bovendien, met eenlogging kunnen we ook rapportages uitdraaien en zien waar het systeem wel of niet werkt of gebruikt wordt.”
Wetgeving en optimale medicatieveiligheid
Binnen de gezondheidszorg is de keuze gemaakt de GS1 DataMatrix te gebruiken voor het uniek identificeren van artikelen. Daarnaast is het mogelijk extra productinformatie in dit symbool toe te voegen. De NVZA streeft naar het toepassen van de GS1 DataMatrix voor alle in ziekenhuizen gebruikte geneesmiddelen, tot op het kleinste niveau. Dit, ten behoeve van een optimale medicatieveiligheid.
Ook de wet helpt een handje mee in het gebruik van de GS1 DataMatrix. Het Europese Parlement en de Raad hebben onlangs besloten dat vanaf 9 februari 2019 ieder geneesmiddel moet voldoen aan de Falsified Medicine Directive. Deze Europese regelgeving moet voorkomen dat vervalste medicijnen de patiënt bereiken. Dit resultaat kan bereikt worden door elke omverpakking van het product met een uniek serienummer te identificeren.
Met de GS1 DataMatrix kunnen leveranciers aan deze wetgeving voldoen. Voor medicatieveiligheid bij toedieningsregistratie is echter een barcode op unit dose niveau nodig, het kleinste niveau.
Werkbaar systeem
Het toedieningsregistratiesysteem met barcodering heeft de medicatieveiligheid en daarmee de patiëntveiligheid in het Antonius Ziekenhuis verhoogd, zegt Michiel Duyvendak. “Pillen zijn veel beter traceerbaar. Maar het kan altijd nog beter. Soms wordt ‘vergeten’ te scannen. Hoe dat kan? Het wel of niet scannen hangt mede af van de gebruikersvriendelijkheid van de software. Een voorbeeld? Om te kunnen scannen verscheen op het scherm een pop-up. Handig, want het is niet te missen. De verpleegkundige ziet het echter als een extra scherm om weg te klikken; ‘Ik moet de barcodescanner neerleggen, de muis oppakken en dan pas kan ik verder’. Nu is dit opgelost omdat we het pop-up scherm nu ook met een barcodescan kunnen afsluiten”.
Kijken we naar het totale plaatje, dan valt of staat alles met hoe gemakkelijk het allemaal werkt aan het bed van de patiënt, vervolgt Duyvendak. “Naast de gebruiksvriendelijkheid van de software, praten we dan ook over het juiste wifinetwerk. Hoe betrouwbaarder, hoe minder uitval van het systeem, hoe beter verpleegkundigen door kunnen werken.”
Michiel Duyvendak tot slot: “Let wel, achter het hele project zit een heel stuk psychologie en gedrag. Het is onze taak een systeem neer te zetten, waarmee onze mensen willen werken. Net als hen zo goed mogelijk uit te leggen, wat het belang is van scannen bij toediening van medicatie.”
Ook starten met toedieningsregistratie van geneesmiddelen met barcodering?
Lees hieronder de tips van Michiel Duyvendak:
  1. Gewoon doen!
  2. Betrek verpleegkundigen erbij die aan het bed van de patiënt staan.
  3. Heb voldoende aandacht voor de gebruiksvriendelijkheid en compatibiliteit van het geautomatiseerde systeem.
Bron: Antonius Ziekenhuis