Hoe zorg je dat plannen niet eindeloos tijd kost en recht doet aan de wensen van medewerkers én cliënten? In dit artikel laten we zien dat het planningsproces zodanig geautomatiseerd kan worden dat binnen enkele minuten een volledig rooster kan worden opgesteld mét ruimte voor menselijke voorkeuren. Zo houd je grip op een proces dat altijd in beweging is. Met de juiste zorgprofessional, op het juiste moment, op de juiste plek.
Partnercontent • Tacstone Technology
Elke zorginstelling heeft wel op een manier te maken met planning of roostering. Of het nu gaat om het inroosteren van (wijk)verpleegkundigen of het plannen van operaties, het vormt de basis voor het leveren van de juiste zorg op het juiste moment. Maar juist omdat het zo’n integraal onderdeel is van elke organisatie, heeft elke instelling een eigen methode ontwikkeld die haast niet in een standaardoplossing te vangen is. Er zijn dan ook geen ECD’s en EPD’s die het volledige planningsproces uit handen kunnen nemen. De basisfunctionaliteiten ondersteunen slechts beperkt, bijvoorbeeld door beschikbaarheid van medewerkers inzichtelijk te maken of koppelingen te bieden met urenregistratie, maar het plannen zelf gebeurt vrijwel altijd handmatig. Dit kost veel tijd, zeker voor grotere organisaties. Kan dit niet sneller en efficiënter gezien de huidige ontwikkelingen op het gebied van automatisering en AI? Zeker wel.
Van handmatig plannen naar slim algoritme
Met maatwerkautomatisering en een planningsalgoritme wordt het maken van een planning volledig geautomatiseerd. Denk aan het roosteren van verpleegkundigen: een complex en tijdrovend proces, met contracturen, beschikbaarheid, voorkeuren en cao-eisen om rekening mee te houden. Het algoritme wordt volledig afgestemd op de wensen van de organisatie. Cao-afspraken, zoals het maximale aantal werkdagen op rij, worden automatisch meegenomen. Ook voorkeuren zoals vroege of late diensten kunnen worden ingeregeld, zodat de menselijke maat behouden blijft. Zo ontstaat binnen enkele minuten een optimale planning die normaal uren werk kost. Bovendien is het proces transparant en objectief, waardoor discussies achteraf worden voorkomen.
Data uit je eigen systemen, slim benut
Een betrouwbaar algoritme draait op actuele data: beschikbaarheid, voorkeuren, kwalificaties, locaties en diensten. De totaaloplossing bevat daarom ook een simpele app, die gekoppeld is met de bestaande bronsystemen binnen de organisatie, zoals het ECD. De benodigde gegevens worden automatisch opgehaald, zodat er geen dubbel werk ontstaat. Alleen de voorkeuren van medewerkers moeten nog handmatig ingevoerd worden in de app.
Deze applicatie is geen vervanging van bestaande systemen, maar een slimme aanvulling die werkt met de reeds beschikbare data. De applicatie is volledig in te richten naar de wensen van de zorginstelling, zodat gebruikers het gevoel hebben echt in een organisatie-eigen app te werken.
Tijdwinst, flexibiliteit en autonomie
Naast snelheid levert deze aanpak ook flexibiliteit, eigenaarschap en efficiëntie op. Medewerkers kunnen zelf voorkeuren aangeven of diensten ruilen, binnen heldere kaders. Dat geeft meer autonomie en vergroot het werkplezier.
Het systeem plant organisatiebreed, wat zorgt voor betere benutting van personeel. Waar planningen normaal stoppen bij teams of verdiepingen, kijkt het systeem naar de volledige organisatie. Heeft team A het te druk en is er ruimte bij team B, dan worden beschikbare kwalificaties gematcht en personeel efficiënter ingezet.
De zorgvraag vormt bovendien het vertrekpunt. Door gegevens uit het ECD, zoals tijdstippen, benodigde kwalificaties en locaties, te koppelen, wordt de zorgvraag automatisch vertaald naar de benodigde diensten. Het rooster sluit zo direct aan op wat cliënten echt nodig hebben.
Blijvend actueel en wendbaar
Omdat zorgvraag en inzet voortdurend veranderen, toetst het systeem continu of het rooster nog klopt. Wijzigt de zorgvraag of valt er iemand uit? Dan wordt automatisch berekend of de bezetting nog voldoet. Het systeem houdt hierbij rekening met routes, tijden, voorkeuren en kwalificaties. Alleen als het écht nodig is, wordt extra inzet gezocht. Stand-by-medewerkers worden automatisch benaderd. Is niemand beschikbaar, dan gaat er automatisch een uitvraag naar de flexpool. Zo ontstaat een dynamisch rooster dat meebeweegt met de realiteit.
Dit voorkomt onnodige stress, beperkt de administratieve druk en draagt bij aan een stabielere werkomgeving. Cruciaal voor medewerkerstevredenheid en behoud.
Waarom geen module in bestaande software?
Het klinkt logisch om een planningsmodule in ECD’s of EPD’s te integreren, maar de praktijk is complex. Grote softwarepakketten veranderen langzaam, en juist omdat elke zorgorganisatie nét iets anders wil, komt er vaak geen universele planningsmodule. Een losse, slimme applicatie die naadloos koppelt met bestaande systemen is daarom effectiever en sneller inzetbaar.
Snel aanpasbaar en toepasbaar dankzij low-code technologie
De oplossing bestaat uit twee onderdelen: het algoritme en de gebruikersapplicatie. Het algoritme bevat een bibliotheek van regels die aan- of uitgezet kunnen worden, afhankelijk van de wensen van de organisatie.
De applicatie zelf is ontwikkeld met low-code technologie, waardoor deze snel aan te passen is aan de specifieke processen en taal van de organisatie. Binnen enkele weken is de oplossing operationeel, volledig afgestemd op de specifieke situatie.
Om te zien hoe dit allemaal werkt in de praktijk, neem vooral een kijkje bij dit artikel, waarin de praktische toepassing van deze tool beschreven wordt.
Samenvattend
Het automatiseren van het planningsproces levert zorginstellingen tijdwinst op, maar biedt nog veel meer. Medewerkers krijgen regie over hun rooster, er kan teamoverstijgend ingepland worden en de planning sluit aan op de actuele zorgvraag van cliënten. Dankzij de koppeling aan bestaande systemen én de menselijke maat ontstaat een oplossing die rust, flexibiliteit en overzicht brengt. Dit draagt bij aan betere zorg én meer werkplezier.
Contact
Benieuwd naar meer informatie over plannen en roosteren, of andere mogelijkheden van automatisering en AI in de zorg? Neem contact op met Tacstone Technology of kijk eens op hun website.
