E-facturatie via het Peppol-netwerk

Peppol is een Europees netwerk voor veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van documenten zoals e-facturen en orders. Net als andere zakelijke sectoren en overheidsorganisaties krijgt ook de zorg ermee te maken. Dat vergt een investering. Hier staan praktische voordelen tegenover, maar komende jaren zal vooral compliance het voornaamste verkoopargument zijn, stelt Justin de Jager, strategisch adviseur van Solventis.

tekst • Frank van Wijck

E-facturatie is niet nieuw. “We kennen het al sinds de introductie van EDI in de jaren zeventig”, zegt De Jager. “Maar het is point-to-point, vereist per relatie steeds weer afstemming over techniek en informatiebehoefte, en is daardoor duur. Om bedrijven te ontzorgen bij hun opschalingsvraagstuk zijn Billing Service Providers (BSP’s) ontstaan. Een BSP verwerkt voor een organisatie onder andere de inkomende en uitgaande facturen via haar eigen, gesloten netwerk. Dit creëert een feitelijke monopoliepositie, omdat leveranciers verplicht via dit netwerk moeten aansluiten om zaken te kunnen doen met de klant van de BSP.”

‘Het grote voordeel van Peppol is de laagdrempelige interoperabiliteit’

De Europese Unie dacht al langer na over interoperabiliteit, zoals in het kader van de Digital Single Market. “Het moet bijdragen aan het verhogen van de naleving van btw-wetgeving en het verminderen van de handlingskosten. Al in 2015 sprak de Digital Single Market strategie over het gebruiken van e-facturatie om tot real-time datagedreven e-reporting in heel Europa te komen. Met als bovenliggend doel om in Europa het bestaande btw-gat te dichten, het verschil tussen de verwachte en daadwerkelijk geïnde btw-opbrengsten.”

Een korte geschiedenis
De Europese Commissie heeft in 2014 als uitwerking van de Digital Single Market de Connecting Europe Facility (CEF) opgezet. Onder CEF zijn digitale bouwblokken gestandaardiseerd die de digitale interne markt mogelijk maken. Ook e-Invoicing kreeg onder CEF een eigen bouwblok, dat overheidsorganisaties van de lidstaten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. In aanloop naar het CEF programma heeft de Europese Commissie via Large Scale Pilots verschillende use-cases beproefd die bewijzen dat grensoverschrijdende digitale diensten technisch en organisatorisch haalbaar zijn. Voor e-facturatie is daarvoor het Peppolnetwerk opgezet dat vervolgens is uitgebouwd tot een wereldwijd gebruikt uitwisselingsnetwerk voor handelsdocumenten zoals facturen en orders.

De Jager: “Het bijzondere van het Peppolnetwerk is de architectuur, gericht op het realiseren van laagdrempelige en betaalbare interoperabiliteit tussen software. Het werkt hiertoe met makelaars. Dit zijn de gecertificeerde tussenpersonen of dienstverleners tussen afzenders en ontvangers. De makelaars zorgen voor toegang tot Peppol, juiste omzetting van documenten en foutloze en betrouwbare aflevering van berichten. Ze controleren bovendien of berichten voldoen aan Peppol, zodat iedereen dezelfde taal speekt en dat zij altijd de taal van de klant spreken. Het biedt een accesspoint waarop het netwerk van de aanvrager kan aansluiten, ongeacht of dit SAAS, een factuurnetwerk of een eigen oplossing is. De partij die het betreedt is voor iedereen op het netwerk potentieel bereikbaar. Het algemeen beheer is centraal in handen van de Vereniging Open Peppol. Iedere lidstaat kan ervoor kiezen een nationale Peppolautoriteit op te zetten. In Nederland functioneert die onder de politieke verantwoordelijkheid van de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken.”

Laagdrempelig
Het grote voordeel van Peppol, stelt De Jager, is de laagdrempelige interoperabiliteit. “Je hoeft niet steeds technische afspraken te maken met iedere handelspartner”, zegt hij. “Verschillende landen hebben besloten e-facturatie verplicht te stellen met Peppol. Voor België geldt dit bijvoorbeeld per 2026. De Nederlandse overheid onderzoekt eerst nog of netwerken als Peppol aantoonbaar veilig en betrouwbaar zijn om te kunnen gebruiken om btw-informatie af te leveren aan de Belastingdienst.”

‘Verschillende landen hebben al besloten e-facturatie verplicht te stellen met Peppol’

De Jager hoopt dat nog een beleidsmatige slag wordt gemaakt op de kwaliteit en het toezicht op het Peppolnetwerk. In Nederland ontbreekt voor Peppol een formele regeling in de Wet digitale overheid. Die wijst dan ook geen toezichthouder aan. Hierdoor functioneert Peppol feitelijk zonder een expliciet juridisch kader voor toezicht en waarborging van kwaliteit.

Peppol en btw
“Voor Nederland geldt sinds 2019 dat alle overheidsorganisaties e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken, met ook toen al het advies dit via Peppol te doen. De Jager: “Begin dit jaar is wetgeving over de modernisering van de btw gepubliceerd: VAT in the digital age. Daarin is onder andere gesteld dat btw-fraude moet worden teruggedrongen om zo het BTW-gat te dichten. Een ander nadrukkelijk doel is om het btw-stelsel geschikt te maken voor de digitale- en platformeconomie. In dit kader moeten de factuurgegevens voor alle grensoverschrijdende handel binnen vijf dagen nadat de factuur voor een goed of dienst is verstuurd aan de Belastingdienst worden gerapporteerd. Dit wordt verplicht per 2030. De Belastingdienst kan dan op transactieniveau alle relevante informatie inzien, om vast te stellen of daarin alles correct is.” De Jager speculeert dat het voordeel voor de btw-plichtige kan zitten in het verlagen van de administratieve lasten wanneer de btwopgave per maand of per kwartaal komt te vervallen, omdat de Belastingdienst daarover al per factuur wordt geïnformeerd.

“Maar de factuur is de gegevensdrager die het sluitstuk vormt van een uitwisseling van zakelijke documenten en gegevens die plaatsvindt om op basis van vertrouwen met elkaar handel te drijven”, zegt De Jager. “En op haar beurt moet de Belastingdienst aan de hand van de factuurgegevens kunnen controleren of sprake is van toegevoegde waarde waarover het correcte btw-tarief moet worden betaald.”

Peppol en de zorg
Ook de zorg krijgt met Peppol te maken. “Interessant voor zowel de inkopende zorgorganisatie als de leverancier”, vertelt De Jager. “Als een zorgorganisatie een aanbesteding doet en al in de knock-out criteria de verplichting voor de leverancier opneemt te werken volgens Peppol, hoeft met de uiteindelijke leverancier al niet meer de technische discussie te worden gevoerd over de wijze van e-facturatie. Bovendien bestaan Peppoloplossingen voor grote en kleine bedrijven. Kleine bedrijven hoeven dus niet af te vallen in de aanbesteding omdat ze zich de investering in e-facturatie niet kunnen veroorloven. Die krijgen hierdoor meer kansen, en de zorgorganisatie krijgt een breder aanbod. En de leverancier heeft met Peppol één facturatieoplossing voor alle klanten.”

‘Zorgorganisaties kunnen Peppol ook inzetten voor de e-ordening’

Een extra voordeel voor zorgorganisaties: Peppol is ook in te zetten voor de e-ordening. De Jager: “Dit geeft inzicht in bijvoorbeeld het voorraadbeheer. E-orders en e-facturen zijn sterke informatiedragers. Via Peppol kun je ze vullen met data uit andere systemen, bijvoorbeeld voorraadbeheer of contractmanagement, zodat wat je uitwisselt met leveranciers via automatisering is opgebouwd op basis van data uit de systemen. Peppol is hierbij niet alleen het kanaal waar die informatie doorheen stroomt naar je handelspartner, maar ook de interoperabele snelweg die zorgt dat iedereen dezelfde taal spreekt. De data kunnen dan ook worden hergebruikt voor rapportages en dashboards. Denk aan het in beeld brengen van de uitnutting van contracten. Daarmee kan de inkoopafdeling hier proactief op sturen en tijdig inkopen.”

Het is een investering voor zorgorganisaties om Peppol-klaar te zijn, erkent De Jager. “Maar de hoogste kosten zijn eenmalig”, zegt hij, “denk hierbij aan goede consultancy om zeker te weten dat je een keuze maakt die bij je past en begeleiding bij de integratie in je ERP of boekhoudsysteem. De structurele kosten kunnen variëren per Peppol-systeem. Maar tegenover de gebruikskosten staat winst in de vorm van efficiency en kostenbesparingen door Peppol nog als enige facturatiekanaal te gebruiken. In dat opzicht is verplichting van Peppol richting leveranciers te verantwoorden. Zonder zo’n verplichtende prikkel bestaat de kans dat organisaties liever vasthouden aan hun bestaande facturatiemethode met hun vertrouwde handelspartners. Ook als die niet ideaal is, voorkomt het dat de klant de bestaande relatie of werkwijze ter discussie gaat stellen.”