Het ETZ (Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis) in Tilburg en Waalwijk wint de ‘Provider Implementation Beste Case Study Award’. Die werd op 4 april uitgereikt door GS1 Global Office tijdens de GS1 Healthcare Conference in Berlijn. De award is een beloning voor de manier waarop dit ziekenhuis de traceerbaarheid van producten heeft ingevoerd.

Het ETZ startte in 2012, in samenwerking met GS1, met de implementatie van de traceerbaarheid van medische hulpmiddelen en besloot dat in verschillende fasen te doen. Het project wordt bovendien breed gedragen in de organisatie, wat het project een gegarandeerd duurzaam karakter geeft. Ziehier de drie belangrijkste argumenten voor de jury om het ETZ de award toe te kennen. Met de implementatie is gestart op alle operatiekamers van de locaties ETZ TweeSteden en ETZ Waalwijk. Nu staat de locatie ETZ Elisabeth in Tilburg voor de deur.

Nieuwe regels
“Noodzakelijke veranderingen in de werkwijzen binnen de operatiekamers was een van de belangrijkste redenen om met de traceerbaarheid van medische hulpmiddelen aan de slag te gaan,” vertelt Esther van Gerven, zorgmanager OK. “Ik ben in 2010 als zorgmanager gestart en we hebben langzaam toegewerkt naar nieuwe regels in de OK’s. Het verbruik van middelen was veel te hoog, met als gevolg jaarlijks budgetoverschrijdingen. Daar moesten we iets mee. Bovendien eist de Inspectie van ziekenhuizen dat we ons instrumentarium kunnen traceren. Alle specialismen, artsen en het management werden hierbij betrokken en we hadden echt een punt vanwege die budgetoverschrijdingen. Een van de redenen waarom het project breed werd omarmd.”

Registratie
“De traceerbaarheid van de instrumenten begint al op de sterilisatieafdelingen,” zegt Van Gerven. Volgens haar wordt het instrumentarium schoongemaakt en op dagniveau in trays klaargelegd voor de OK. “Vervolgens worden de materialen omgepakt per patiënt. En in de OK zelf wordt al het materiaal gescand op het moment dat het wordt gebruikt. Ook bijvoorbeeld implantaten. Hiervan is het belangrijk dat wordt geregistreerd welk batch/lotnummer en artikelcode zo’n implantaat heeft, want mocht er iets mis zijn met een implantaat, dan is die altijd te achterhalen. Achteraf wordt al het materiaal ook weer geteld. Is alles compleet, is er niks weggeraakt? Dus mocht er iets misgaan, dan is binnen heel korte tijd te achterhalen waar dat is gebeurd. Per patiënt is precies bekend welke weg materiaal heeft afgelegd.”

Cultuurverandering
Van Gerven: “Tegelijkertijd wordt op deze manier gelet op de kosten. Artsen wisten tot voor kort niet eens wat een scalpel kostte. Als we nu iets scannen op de OK, krijgt de arts meteen te zien wat zo’n instrument kost. Kortom, er is ook een cultuurverandering gaande: artsen worden medeverantwoordelijk voor het inzicht in de kosten en dat zorgt voor minder kostenoverschrijdingen.”

Patiëntveiligheid
Met GS1 standaarden is traceerbaarheid gerealiseerd door de barcodes op medische hulpmiddelen (instrumentarium en implantaten) te scannen. De informatie in de barcode wordt in de systemen geladen en bij de patiënt geregistreerd. Esther Peelen, sectormanager ziekenhuizen bij GS1 Nederland begeleidde het ziekenhuis bij het project. Zij gaf tijdens het project advies over de standaarden. Ook monitorde zij samen met het ziekenhuis dat de top 10 leveranciers scanbare GS1 barcodes met de juiste informatie op de verpakkingen gingen plaatsen.

Besparing
Inmiddels plukt het ziekenhuis de vruchten van al het harde werk. Volgens Esther van Gerven is op de voorraden al een flinke besparing te zien en daarnaast een reductie van zeventig procent op de acute leveringen. ”Daar hadden we er voorheen echt veel van. En het proces rond recalls is heel sterk ingekort, van dagen naar minuten. Toch is er nog veel meer uit te halen en daar zijn we nu ook mee bezig. Door het inzicht in het echte verbruik van middelen, kunnen we nu ons assortiment verder beperken. We weten wat er echt gebruikt wordt en wat de verschillen per arts zijn. Dat is waardevolle informatie.”

Trots
Van Gerven: “Uiteraard ben ik trots op het winnen van de award voor dit project. De samenwerking met GS1 naar een unieke manier om producten goed in beeld te hebben (qua traceerbaarheid en qua kosten) is een zeer mooie manier van samenwerken. Dit was in Nederland nog niet eerder zo ingericht en daardoor is het ook uniek. Maar we zijn nog niet klaar. Komend jaar gaan we aan de slag met de uitrol in ETZ Elisabeth. Een grote klus want we hebben daar veertien OK’s”.

Fotobijschrift: Zorgmanager Esther van Gerven is trots op het winnen van de award. (Foto: ETZ Fotografie & Film/Ellen den Ouden)

Bron: ETZ