De zorg- en welzijnssector verandert. Oprukkende marktwerking, aangepaste wetgeving, nieuwe financiering vanuit de gemeenten en een krimpende arbeidsmarkt.

En dat terwijl de kwaliteit van de zorg steeds harder om aandacht schreeuwt. In Noord-Nederland houdt opvang- en ondersteunings- organisatie Zienn de balans tussen kosten, bezetting én kwaliteit vast door onder andere flexibele inzet van personeel. Roostercoördinator Henk van der Boon vertelt erover.
Participerend plannen
Zienn biedt opvang en ondersteuning in Friesland, Groningen en Drenthe aan sociaal kwetsbare mensen die dak- of thuisloos zijn of dat dreigen te worden. 24 uur per dag, op verschillende locaties. Hiervoor roostert één centraal werkende planner ongeveer 400 medewerkers met variabele en vaste dienstpatronen in met de software Rostar CAS van Paralax, waarin ook alle gewerkte uren en verlof worden verwerkt en gerapporteerd. Centrale personeelsplanning is een bewuste keuze voor Zienn. Henk van der Boon: “Vroeger planden we decentraal op de locaties naar de contracturen van de medewerkers. Dat leidde regelmatig tot over- en onderbezetting, wat ineffectief was en duur. We hebben dit opgelost door centraal te gaan plannen. Dit verhoogde ook de professionaliteit van onze planning, omdat alle kennis en knowhow voortaan bij één beroepsmatige planner ligt.“
Sterke flexpool
Met het centraal plannen werd er ook gekozen voor een centrale flexpool met inmiddels
zo’n 60 flexwerkers. Deze flexpool maakt het mogelijk roosterwijzigingen als ziekte, verlof of tijdelijke vervanging van vaste medewerkers op alle locaties vanuit één pool op te vangen. Maar hoe maak je een flexpool succesvol? Dat zit volgens Van der Boon in drie dingen: helder beleid en voldoende draagvlak vanuit het management, voortdurende communicatie – zeker ook persoonlijk – en ondersteuning door moderne IT voor planning. “Ik durf wel te zeggen dat we door deze combinatie bij ons een heel sterke flexpool hebben met mensen die buitengewoon gemotiveerd zijn om te flexen.”
Verantwoordelijkheid
Het succes van de flexpool bij Zienn begint al bij de werving. Een solliciterende flexwerker weet dat hij of zij in principe 365 dagen per jaar op elke locatie van Zienn inzetbaar moet zijn. Dat ligt vast in het beleid en komt voortdurend terug in bijvoorbeeld voortgangsgesprekken en andere communicatie. Ben je eenmaal flexwerker, dan kun je op elk moment via internet of mobiel met de toepassing WebAccess in Rostar CAS eenvoudig je beschikbaarheid aangeven en aanpassen, je rooster inzien of je verlofrapport bekijken. “Eigen verantwoordelijkheid is belangrijk. Ik moet ervan op aan kunnen dat de beschikbaarheid in het planningssysteem klopt. Flexwerkers die daar slordig in zijn, helpen we daarin te verbeteren”, zegt Van der Boon.
Ad-hoc
Vervolgens heeft het management een duidelijk beleid geformuleerd over de bezettingseisen: hoeveel medewerkers, met welke kwalificaties, heeft elke locatie nodig? Dat beleid voert het roosterbureau consequent uit door vaste medewerkers en flexwerkers in te zetten. Van der Boon: “Door het samenspel van vaste en flexibele inzet managen we over- en onderbezetting. We sturen daarnaast aan op zo weinig mogelijk ad-hoc situaties. We vragen afdelingshoofden vooruit te kijken qua planning en bijvoorbeeld opleidingsmomenten, teamoverleg of personeelsuitjes zo vroeg mogelijk aan te geven. Dan kunnen we op tijd inroosteren en houden we voldoende flexwerkers over voor echte ad-hoc calamiteiten. Zo borgen we de juiste bezetting nog beter.”
Gezond flexen
Zienn stuurt sterk aan op het gezond werken van medewerkers. Dat geldt ook voor flexwerkers.
Veel flexwerkers zijn enthousiast en willen vaak beschikbaar zijn. Daar is de organisatie blij mee, maar tegelijkertijd geeft Zienn als werkgever een waarschuwing om wel ‘gezond’ te flexwerken. “Pas op jezelf. Als je weet dat je veel bent ingeroosterd of als je zelf even wat minder kunt werken, pas dan je beschikbaarheid aan en licht de planner in”, zegt Van der Boon. “Als flexwerkers ziek worden, is dat slecht voor de werkgever, maar ook voor henzelf. Zienn ondersteunt flexwerkers met vakinhoudelijke communicatietrainingen en de Methodiek Herstelwerk voor begeleiding van sociaal kwetsbare mensen, maar gezond flexwerken betekent toch ook vooral zelf verantwoordelijkheid nemen.”
Spagaat
Met de flexibilisering van personeel in een flexpool heeft Zienn een antwoord gevonden op de huidige ontwikkelingen in de zorg. “Door alle veranderingen die we doormaken, zoals de nieuwe manier van financiering, een nieuwe Flexwet en het huidige economische klimaat, zijn vaste arbeidscontracten niet meer vanzelfsprekend. Toch wil je als organisatie wel je bezetting en daarmee de kwaliteit naar de cliënten garanderen. In die spagaat zitten we momenteel. Dat maakt de personeelsbezetting tot een lastig vraagstuk. De flexpool geeft ons ruimte om veranderingen goed op te vangen en onze kwaliteit hoog te houden”, besluit Van der Boon.