Toenemende automatisering en robotisering in de zorg kan leiden tot innovatieve oplossingen. Het PillPick geautomatiseerd verpakkings- en uitgiftesysteem dat Swisslog leverde aan Erasmus MC is zo’n innovatieve oplossing. De ziekenhuisrobot van Swisslog – de tweede in de Nederlandse zorgmarkt – automatiseert het verpakken, barcodering, opslaan, verstrekken én beheren van geneesmiddelen in eenheidsdoses. “De logistieke innovaties bij Erasmus MC zijn absoluut state of the art wat betreft geautomatiseerde technologie. Het medicatieproces is geoptimaliseerd om het ziekenhuis de best mogelijke kwaliteit en efficiëntie te kunnen bieden en de patiënten optimale medicatieveiligheid.” Aan het woord is Amelieke Brinkhoff, Area Director Sales bij Swisslog Healthcare Solutions in Apeldoorn. Swisslog is een toonaangevend leverancier van automatiserings- en softwareoplossingen voor materiaaltransport en medicatiebeheer.

Erasmus MC heeft als visie om erkend leidend te zijn in innovaties voor gezondheid en zorg met als doelstelling om met die innovaties de gezondheidszorg vooruit te helpen. Vanuit die visie ontstond de wens van een volautomatisch systeem voor het verpakken, opslaan en uitgeven van patiënttherapie, centraal vanuit de apotheek. Een systeem dat het risico op fouten moest minimaliseren,  dat bovendien de workflow diende te optimaliseren, en het medicatiebeheer te verbeteren.

Het nieuwe elektronisch patiëntendossier kent controle op toediening van het juiste geneesmiddel met barcodescanning bij toediening. Hiertoe moeten alle eenheden van een geneesmiddel van een barcode worden voorzien. Een groot deel van de geneesmiddelen is echter niet commercieel verkrijgbaar met zo’n barcode. Erasmus MC zocht daarom een partij die een geautomatiseerd geneesmiddeldistributiesysteem kon leveren dat geneesmiddelen uit kon zetten op patiëntniveau en tevens elke kleinste eenheid van een geneesmiddel van een barcode kon voorzien. Na een Europese aanbestedingsprocedure viel de keuze op Swisslog.

 

“De eerste contacten dateren van 2009. De Raad van Bestuur van Erasmus MC kwam in het Sint Olaf ziekenhuis in het Noorse Trondheim kijken bij een toepassing van Swisslog en was sterk geïnteresseerd. Er zijn nog twee Raden van Bestuur overheen gegaan voor de opdracht eind maart 2016 na een Europese aanbesteding definitief werd gegund”, vertelt Brinkhoff lachend. In oktober 2016 is begonnen met het installeren van de robots in de hagelnieuwe apotheek. Na drie maanden kon Erasmus starten met de GAMP-validatie. Erasmus MC heeft alles bijzonder goed voorbereid, zo ook de implementatie die binnenkort start. Bij het Erasmus MC betekent deze nieuwe wijze van werken, een complete verandering in het medicatieproces van decentraal naar geautomatiseerd centraal. Dit vraagt niet alleen om een andere werkwijze van de apotheek, maar ook van verpleging, artsen, logistiek, ICT en facilitair bedrijf. Dit vereist bovendien al ruim in het voortraject gedegen afstemming en samenwerking. “Ook op dit vlak kan het Erasmus MC een voorbeeld zijn voor vele collega ziekenhuizen.”

Datzelfde geldt ook voor de samenwerking met Swisslog. Het betreft een complexe materie waarbij expertise en ervaring van beide partijen elkaar vooral kunnen versterken. De samenwerking met Erasmus MC is door Swisslog als een prachtige coöperatie ervaren en krijgt wereldwijd binnen de groep de nodige aandacht.

 

Van apotheek naar verpleging
“De configuratie is voor ieder ziekenhuis anders”, legt Brinkhoff uit, “maar de PillPick oplossing gaat in principe uit van een drietal hoofdmodules: herverpakken van medicatie in unit doses, opslaan in een magazijn en de derde stap is het uitgeven van de patiënttherapie.” De PillPick configuratie in het Erasmus MC bestaat uit twee identieke robots, beide voorzien van een ultramoderne verpakunit: door ultrageluidtechniek kunnen ruim 95 procent van alle verschillende blistertypes geautomatiseerd geknipt worden. En ook andere vormen zoals ampullen, spuitjes en bijvoorbeeld capsules worden door de robot in unit doses verpakt. Op voorschrift pickt de PillPick de patienttherapie bij elkaar.

voegt een patiënten label toe, verifieert de doses en stelt de befaamde PickRing samen. In de ernaast gelegen ruimte in de apotheek wordt vervolgens de eventueel overige medicatie toegevoegd en de medicatie staat op patiëntniveau klaar om naar de afdelingen gebracht te worden.

 

Van verpleging naar patiënt
De verpleging gaat met zo’n PickRing naar de patiënt, checkt middels barcodescanning patiënt en therapie conform voorschrift. Vervolgens worden de medicijnen toegediend en gaan ongebruikte medicijnen retour naar de PillPick. “In ziekenhuizen worden nog altijd schrikbarend veel medicijnen weggegooid”, beklemtoont Brinkhoff. PillPick maakt daaraan een eind.

“PillPick is simpel gezegd een belangrijk systeem voor veilig medicijngebruik. Optimale controle en traceerbaarheid  dankzij het geautomatiseerd verpakken in eenheidsdoses en het aanbrengen van barcodes. Closed-loop medicatiemanagement in optima forma dus: voorschrijven, distributie en verstrekking is in combinatie met het Elektronisch Voorschrijf Systeem van Chipsoft en de barcodering een gesloten proces.”

 

Medicatiebeheer
Brinkhoff vervolgt: “PillPick draagt niet alleen bij aan veilig medicatiemanagement, maar zorgt er tevens voor dat de werkdruk van verpleegkundigen en medewerkers in de apotheek vermindert, zodat zij meer tijd kunnen spenderen aan directe patiëntenzorg. “Daarnaast reduceert de PillPick de totale voorraad medicatie in het ziekenhuis. Bij Erasmus MC ligt er straks op de afdelingen zelf nagenoeg geen medicatie meer, alleen nog een kleine voorraad voor noodgevallen. Daarbij weet je precies op ieder tijdstip van de dag wat de voorraad is en wanneer medicatie tegen een vervaldatum aan gaat lopen. Op dat vlak treedt dus niet alleen een enorme efficiencyverbetering op, maar ook een grote kostenbesparing.”

 

Volledige logistieke automatisering
Swisslog heeft inmiddels 160 tot 170 ziekenhuizen in de wereld voorzien van een vergelijkbaar geneesmiddel distributiesysteem. In Nederland is de KNMG-richtlijn ‘Elektronisch voorschrijven’ al in 2014 van kracht geworden. Andere Europese landen volgen nu in rap tempo. “Binnen 10 jaar zal deze oplossing standaard zijn voor ziekenhuizen van vergelijkbare schaalgrootte. Kleinere ziekenhuizen met minder dan tweehonderd bedden en andere verzorgingsorganisaties zullen door middel van samenwerking gebruik gaan maken van het systeem”, voorspelt Brinkhoff, die bovendien verwacht dat het ook snel zal gaan met de volledige logistieke automatisering.

Naast de PillPick is Swisslog bij Erasmus ook leverancier van de buispost, en ontzorgt zij het ziekenhuis in de veilige en snelle distributie van bloed- en andere labproducten en medicatie. In het nieuwe ziekenhuis bestaat dit geheel redundant systeem uit ruim 14 kilometer aan buizen, 120 stations, zeven overzetcentrales en talloze wissels. Pickringen die snel geleverd moeten worden, worden op deze manier door het ziekenhuis gedistribueerd.

“En we hebben net onze eerste autonome mobiele robot aan de Nederlandse markt gepresenteerd. Die kan straks de medicatie, die bijvoorbeeld niet in de buispost past, zelfstandig naar de afdelingen brengen. Daar komen dan geen mensenhanden meer aan te pas. En het mooie van al deze logistieke oplossingen van magazijn tot bedrand is dat ze via één integraal software systeem gemanaged zullen worden. Dàt is de unieke toegevoegde waarde van Swisslog aan veiligere zorg.“

Tekst: Ton Brands / Foto’s Swisslog

Bron: FMT Gezondheidszorg