Een zorgbestuurder moet voortdurend op de hoogte zijn van de laatste stand van zalen. Informatie is hiervoor cruciaal.

De afgelopen jaren is het speelveld in de zorgsector sterk veranderd. De verantwoordelijkheden zijn gedecentraliseerd, zorginstellingen hebben te maken met nieuwe ketenpartners en opkomende technologieën vragen dagelijks om nieuwe werkwijzen. Daarnaast dwingen zorgverzekeraars partijen in de zorgmarkt tot concurrentie, waardoor niet alleen de kosten onder druk staan, maar er ook meer behoefte is aan transparantie en meer kwaliteit. Het zorgbestuur staat dan ook onder druk om dit allemaal in goede banen te leiden. Zij spelen bijvoorbeeld een cruciale rol in het mogelijk maken van innovaties, het stimuleren van samenwerkingen met ketenpartners, gemeenten en veiligheidsregio’s en het afleggen van de juiste verantwoordingen. ‘Informatie’ is hierbij een belangrijke asset. Organisaties die ongebreideld toegang hebben tot informatie en dit snel en veilig met elkaar kunnen uitwisselen, zijn beter in staat om de juiste beslissingen te nemen. In veel gevallen leunt het bestuur echter nog op traditionele waarden, wat de slagkracht en het innovatievermogen beperkt.

Informatie en informeren
Zorgen voor kwaliteit en veiligheid, dat zijn de belangrijkste taken van het bestuur van een zorginstelling. Het speelveld waarin zij zich begeven is echter complex. Diverse verantwoordingen moeten worden afgelegd aan onder andere de Raad van Toezicht, de Nederlandse Zorgautoriteit en de Autoriteit Consument en Markt. Daarnaast hebben veel instellingen te maken met een fijnmazig netwerk van partners, zoals gemeenten en veiligheidsregio’s. Het op orde hebben van de informatie en de informatiestroom is cruciaal om een instelling op de juiste manier te besturen. Welke informatie wordt er bijvoorbeeld aan de raad van toezicht verstrekt en is dit voldoende om het toezicht op de juiste manier uit te voeren? Is er voldoende zicht op de risico’s en op welke wijze is de eindverantwoordelijkheid belegd? Zijn alle interne documenten op orde en voldoen ze aan de eisen van de governance code? Beveiligen wij gevoelige informatie op het hoogste niveau? Kortom, het gaat over informatie en over juist en tijdig informeren.

Desondanks leunt traditioneel bestuur en toezicht nog voor een groot deel op vaste vergadermomenten met grote pakken papier die kort voor de vergadering bij iedereen in de bus komen. Iedere commissaris of non-executive moet zich vervolgens in weinig tijd door al die informatie heen worstelen om tijdens de vergadering de juiste vragen te kunnen stellen. Het contact verloopt traditioneel en de communicatie is beperkt.

Nieuwe eisen voor bestuurders
De exponentiële toename van informatie stelt nieuwe eisen aan de manier waarop bedrijven in de zorg worden bestuurd. Kritische beslissingen moeten sneller genomen worden terwijl er steeds meer informatie voor handen is om tot die beslissingen te komen. Altijd en overal beschikken over de meest up-to-date informatie is dan ook een absolute noodzaak voor bestuurders. Kijk bijvoorbeeld maar eens naar de communicatie. Deze wordt steeds vaker gekenmerkt door een zogenoemde ‘immediacy’ – er zit nauwelijks meer tijd tussen het zenden en ontvangen van een boodschap. Zenders verwachten een snelle, of zelfs een directe respons van de ontvanger. Dit zorgt er ook voor dat we sneller dan ooit beslissingen moeten nemen en de daarvoor benodigde informatie in een mum van tijd beschikbaar moeten hebben. Neem het voorbeeld van UMC Utrecht. Na de uitzending van Zembla over de calamiteiten op de KNO-afdeling van het ziekenhuis, wil de board ieder moment van de dag weten wat er speelt, wie waar mee bezig is en wat de volgende tien stappen zullen zijn.

Beperkte communicatie
Concluderend is het regisseren en stroomlijnen van de zorg een belangrijke taak van het bestuur van een zorginstelling. Als bestuurder moet je permanent op de hoogte zijn van de laatste stand van zaken. Je kunt niet meer zonder een snelle en veilige manier van communiceren. Om snel te kunnen handelen in de wereld van vandaag, met al zijn technologische ontwikkelingen en uitdagingen op strategisch gebied, moeten bestuurders op een laagdrempelige maar vooral veilige manier met elkaar informatie kunnen uitwisselen. Alleen bestuurders die dit goed inregelen, zijn in staat om de juiste beslissingen te nemen en zo de zorg te verbeteren.

Auteur: Jesse Thiel, Country Manager Nederland bij Diligent